Hver er munurinn á skjali og skýrslu?

Nafn þitt

Netfang þitt

Netfang móttakanda

Ruslpóstvörn =

Svar

Hver er munurinn á skjali og skýrslu?
Í stuttu máli er skýrsla stundum ýtarlegri heimild heldur en skjal. Skýrsla Rannsóknarnefndar Alþingis um aðdraganda og orsök falls íslensku bankanna árið 2008 er til að mynda um 2.000 síður og var gefin út í níu bindum. Fáum hefði dottið í hug að nefna slíkan doðrant skjal. Annar munur er sá að skýrslur geta verið munnlegar frásagnir en skjöl ekki.

Upprunaleg merking orðsins skjal er heimild af ýmsu tagi skrifuð á pappír eða skinn. Hún á vitanlega enn við, þó fáir skrifi nú skjöl á skinn. Í grein eftir Björn K. Þórólfsson í Skírni árið 1953 segir þetta um orðið skjal: „Frummerking orðsins skjal mun vera: ritað sönnunargagn.“^[1] Þegar lögmenn leggja fram hin og þessi gögn í dómsmálum er talað um skjöl eða gögn málsins. Þar er merkingin ekki endilega bundin við ritað mál, heldur geta ljósmyndir og annað í þeim dúr líka verið skjöl.

Frá því að stafrænir miðlar komu til sögunnar hefur hugtakið skjal verið notað um rafræn gögn af ýmsu tagi. Þau innihalda yfirleitt texta og ef til vill myndir. Í Tölvuorðasafninu segir að skjal sé sett upp á skipulegan hátt og unnt sé að geyma það, „ritvinna, sækja og senda milli kerfa eða notenda sem eina heild.“^[2] Flestir vita hvað átt er við þegar talað er um Excel-sköl, Word-skjöl, textaskjöl, rafræn skjöl, og svo framvegis.

Í sjálfu sér er ekkert sem kemur í veg fyrir að slík rafræn skjöl séu ýtarleg og löng, eins og sumar skýrslur, en ef farið væri að huga að útgáfu þeirra er líklegt að önnur hugtök yrðu notuð um skjölin, til dæmis skýrsla, skáldsaga, endurminningar, hagtölur, tækifærisvísur, eða hvað svo sem efni skjalanna gefur tilefni til.

Orðið skýrsla er nokkuð yngra í málinu en hugtakið skjal. Í Íslenskri orðsifjabók segir að það komi í málið á 17. öld og merking þess sé „frásögn, greinargerð (t.d. um niðurstöður rannsókna eða könnunar).“^[3] Frásagnarhugtakið er einmitt eitt af því sem greinir skýrslu frá skjali, því skýrslur geta verið munnlegar, til dæmis þegar ráðherrar flytja þinginu munnlegar skýrslur. Þær skýrslur byggja hins vegar oft á skjali, til dæmis skjali sem ráðherrann hefur prentað út eða er með á rafrænu formi.

Við rannsókn mála eru skýrslur oft teknar af vitnum, en þá er rætt við þau og vitnisburðurinn yfirleitt skrifaður niður. Þá verður skýrslan að skjali sem síðan gæti verið notað í dómsmáli. Þegar skýrslur eru teknar af fólki í dómsmálum fá dómarar tækifæri til að hlusta á og meta framburð ákærðra einstaklinga, eða annarra sem koma fyrir dóminn.

Af þessu öllu er ljóst að skýrsla er ekki það sama og skjal þó svo að stundum renni þessi hugtök nokkuð saman. Samhengi ræður þarna mestu um merkingu orðanna. Það er til dæmis ekki sama hvort átt er við skjal sem hluta af skjalasafni, skjal í málflutningi fyrir dómi, til dæmis málsskjöl eða fylgiskjöl, eða skjal í þeirri merkingu sem flestir nota í daglegu tali, það er skjal í tölvuvinnslu.

Tilvísanir:

1. ^ Skírnir - 1. tölublað (01.01.1953) - Tímarit.is. (Sótt 13.08.2020).
2. ^ Tölvuorðasafnið. (Sótt 13.08.2020).
3. ^ Málið.is. (Sótt 13.08.2020).

Mynd:

• File:Old reading room of the National Archives of Finland.png - Wikimedia Commons. (Sótt 18.08.2020).

Höfundur þakkar Má Jónssyni, prófessor í sagnfræði við HÍ, fyrir yfirlestur og gagnlegar ábendingar....